Scrum City mit Minetest
Agiles Onboarding im digitalen Raum
von Michael Hannekum, Sven Keller, Henning Möller in Agilität
Dieser Artikel beleuchtet die Wichtigkeit eines Onboarding-Programms für neue Kolleg:innen und erklärt, warum es uns so wichtig ist, u.a. ein gemeinsames Verständnis des agilen Mindsets zu vermitteln. Wir haben bereits verschiedene Varianten dieses Formates entwickelt und verprobt, die wir hier kurz umreißen. Warum wir beim Scrum Onboarding auf Simulationen in Form von Spielen setzen, erklärt ein kurzer Exkurs in die Welt des LEGO™ Serious Play. Bedingt durch die Corona-Pandemie mussten wir all unsere Formate für Präsenzworkshops neu denken, so auch unser Scrum-Onboarding. Mit "Scrum City mit Minetest" haben wir eine gleichermaßen effektive wie fantasievolle Lösung für Scrum LEGO™ City im digitalen Raum gefunden, die wir hier kurz vorstellen.
Agiles Onboarding neuer Kolleg:innen
Der Start in ein neues Unternehmen ist für die Einsteiger:innen ein aufregendes Ereignis. So viel Neues gilt es zu erfassen, zu verstehen und in die eigenen Arbeitsroutinen zu integrieren. Von Seiten des Unternehmens genügt es nicht, den startenden Mitarbeiter:innen ein Handbuch mit allem Wissenswerten auf den Schreibtisch zu legen. Dieses Selbststudium ist fehlerträchtig, lückenhaft und extrem mühsam, weil man sich nie ganz darüber im Klaren ist, welchen Stellenwert die gerade aufgenommene Information für die eigene Aufgabe im Unternehmen hat.
Auch beim Onboarding bietet sich eine gute Fokussierung unter Beachtung des "Warums" an. So wird eine wohldosierte und zielgerichtete Vermittlung genau der Informationen, die die Mitarbeiter:innen zum jeweiligen Zeitpunkt am dringendsten brauchen, ermöglicht. Für Unternehmen stellt der Onboarding-Prozess eine permanente Baustelle dar: Die relevanten Informationen müssen ständig aktualisiert und an die Gegebenheiten des Unternehmens und der Projekte angepasst werden. Auch die Form der Vermittlung spielt eine wichtige Rolle. Mit wachsendem Informationsumfang rückt die effiziente Vermittlung ins Blickfeld, um die Einführung kompakt und gleichzeitig attraktiv zu gestalten.
Neben einer ganzen Reihe anderer Module erhalten die Kolleg:innen bei slashwhy früh in ihrem Arbeitsprozess eine Einführung in das Scrum Framework, weil dieses agile Vorgehensmodell in der weitaus überwiegenden Zahl unserer Kundenprojekte zur Anwendung kommt. Uns ist dabei wichtig, ein gemeinsames Verständnis davon aufzubauen, warum wir genau dieses agile Framework nutzen. Dabei stehen sowohl die Vorteile für den Kunden als auch die Einordnung in unsere Unternehmenskultur und die Auswirkungen auf die Arbeitsumgebung im Mittelpunkt. Gleichzeitig etablieren wir so ein gemeinsames Vokabular, das allen Beteiligten die Zusammenarbeit erleichtert.
Der gemeinsame Onboarding-Prozess neuer Kolleg:innen aus den unterschiedlichsten Bereichen des Unternehmens stellt schließlich eine Möglichkeit zum abteilungsübergreifenden Teambuilding dar. So werden bereits zu Beginn Beziehungen außerhalb des eigenen Teams gefördert. Solche Verbindungen können im Verlauf der Zusammenarbeit den Informationsfluss beträchtlich beschleunigen.
Historie des Scrum Onboardings bei slashwhy
Das Scrum Onboarding ist ein Thema, dem sich die Agilist:innen bei slashwhy schon immer mit besonderem Enthusiasmus gewidmet haben. Mit großem Engagement und viel Freude wurde das Format gestaltet und immer wieder überarbeitet und verbessert.
Zoo App
Ursprünglich als Session für ein Kundenevent entwickelt, war die "Zoo App" unser erstes Onboarding-Format. Dabei handelt es sich um ein selbst ausgearbeitetes und gestaltetes Szenario mit einer in sich schlüssigen Geschichte, einem Backlog mit gut durchdachten User Stories, sehr liebevoll gestaltetem Material sowie einem Script, das minutiös relevante und kritische Momente eines Scrum Teams aufgreift und erlebbar macht. Um diese praktische Interaktion herum haben wir ein sehr kompaktes Theoriepaket geschnürt, das wichtige Begriffe und Zusammenhänge im Rahmen des Ablaufes erläutert. Einzig der eigentliche Entwicklungsprozess lässt sich in dieser Simulation nicht so gut nachempfinden.
Scrum LEGO™ City copied!
Darum haben wir nach einigen Monaten das Format durch die weitbekannte "Scrum LEGO™ City" ersetzt. Dabei wird im Rahmen eines Scrum-Prozesses in drei Iterationen eine Stadt gebaut. Jede Iteration besteht aus den typischen Scrum Events. Es gibt ein Backlog mit User Stories. Durch die Definition of Done (DoD) wird der Bezug zwischen real formulierten User Stories und der Skalierung auf die LEGO™ Welt hergestellt. In den Stories ist von Häusern mit Grundflächen in typischen Quadratmetergrößen die Rede. Die DoD skaliert dann beispielsweise einen Meter der realen Welt auf einen Noppen eines LEGO™-Steins. So lernen die Kolleg:innen auf praktische Weise den Umgang mit den typischen Artefakten. Um den Spielfluss zu verbessern, haben wir gleichzeitig die Theorieanteile aus dem Spiel herausgezogen und in Form eines "Scrum auf einem Bierdeckel" vor den interaktiven Teil gestellt.
Exkurs: Warum Spiel? Warum LEGO™? copied!
Wieso überhaupt einen spielerischen Zugang zu einem Rahmenwerk wie Scrum wählen? Schon Schiller wusste: "Der Mensch ist nur dort ganz Mensch, wo er spielt." Der Spieltrieb ist in jedem Menschen fest verankert und fördert dessen intrinsische Motivation, Probleme auf völlig neue Art und Weise zu sehen und zu lösen.
Hierbei wird angestrebt die Teilnehmer:innen in den Flow zu bringen, sie quasi in einen Zustand der fokussierten Fröhlichkeit zu versetzen. Dieser Zustand ist hochproduktiv und entkoppelt selbst banale und repetitive Aufgaben von der Realität. Soll heißen: Auch diese bringen Spaß, wenn das Medium stimmt. Dieses Phänomen wurde vor allem beim Spiel beobachtet. Hierbei ist die Art des Spiels zunächst egal. Ob es nun das wiederholte Würfeln beim "Mensch ärgere dich nicht" ist, oder das Farmen von Kräutern für den nächsten Heiltrank im Online-Rollenspiel. Die erwarteten, greifbaren Belohnungen, entweder durch das Vorrücken der eigenen Spielfigur oder den digitalen Spielvorteil im richtigen Moment, sind genug, um die Spieler:innen alles andere kurzzeitig vergessen zu lassen. Diesen Effekt macht sich unser Onboarding zunutze. Es reduziert die Realität wie ein Spiel auf eine regulierte, eingeschränkte und gewissen Regeln folgende Welt, in der sich die Teilnehmer:innen bewegen und agieren können.
Doch wieso gerade LEGO™? LEGO™ hat sich in den vergangenen Jahrzehnten nicht nur weltweit als eines der beliebtesten und vielseitigsten Spielzeuge etabliert, sondern ist mittlerweile auch fester Bestandteil des Methodenkoffers vieler Coaches und Moderator:innen. Die Methoden von LEGO™ Serious Play (LSP) sind anerkannt und können wunderbar dazu genutzt werden, Hierarchien im Unternehmen zu überwinden, Konflikte zu lösen, Visionen einander besser verständlich zu machen oder auch ganz neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Den kleinen bunten Stein zwischen den Fingern zu spüren, zu drehen und zu verbauen, erzeugt eine haptische und audiovisuelle Bestätigung, die uns in den Flow bringt. Es ist außerdem ein tolles Gefühl, sein Bauwerk anderen zeigen und erklären zu dürfen. Hier entsteht wahres Verstehen und die kommunikative Black Box zwischen zwei Individuen kann auf ein Minimum reduziert werden. Auch hochkomplexe Sachverhalte können auf diese Weise einfach und verständlich formuliert werden. Im Anschluss an den Workshop bieten sich die herumliegenden Haufen bunter Steine sehr gut an, um in lockerer Runde einfach kreativ zu werden und weiter zu bauen.
Onboarding Workshops unter Corona-Bedingungen
Durch die Pandemie und die damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen und Abstandsregeln ließ sich unser bisheriges Workshop-Format zunächst nicht mehr durchführen. Erfreulicherweise ist slashwhy wirtschaftlich unbeschadet durch diese schwierige Zeit gegangen. Wir konnten unsere Belegschaft sogar weiter ausbauen. Damit bestand auch weiterhin die Herausforderung, neue Kolleg:innen im Rahmen eines Onboardings zu begrüßen.
Zunächst haben wir den einfachen Weg gewählt und das Onboarding durch eine theoretische Wissensvermittlung ersetzt. Die Rückmeldungen waren erwartungsgemäß verheerend. Wenn man Menschen die Freude an Agilität nehmen will, gibt man ihnen einen 60-minütigen Frontalvortrag ...
Wir haben in den Monaten unter Pandemiebedingungen dutzende Workshop-Formate in eine digitale Form überführt und so für Kunden und Kolleg:innen produktive und inspirierende Alternativen zu den üblichen "Postits-am-Whiteboard-Schlachten" geschaffen. Dieser Herausforderung haben wir uns auch im Bezug auf das Scrum Onboarding gestellt.
Scrum City mit Minetest
Die naheliegendste Entsprechung von LEGO™-Steinen in der digitalen Welt ist unzweifelhaft "Minecraft". Der Klassiker unter den Sandbox Games erlaubt den Spieler:innen das Bauen beliebiger Strukturen aus würfelförmigen Blöcken unterschiedlichster Art in einer offenen 3D-Welt.
Technische Umgebung
Leider erfordert "Minecraft" für alle Spielenden eine individuelle Lizenz. Abgesehen von den Kosten geht das mit zusätzlichem Aufwand und einer weiteren Fehlerquellen einher. Darum haben wir uns nach Alternativen umgesehen und mit "Minetest" eine Open Source-Variante gefunden. Mit der Unterstützung einer aktiven Community und einer Auswahl aus hunderten von Mods haben wir einen Server zusammengestellt, der für unsere Zwecke perfekt geeignet ist. Die Teilnehmer:innen brauchen lediglich einen recht schlanken Client, der für alle gängigen Plattformen zum kostenlosen Download zur Verfügung steht und sehr leicht zu installieren ist.
Alle begleitenden Informationen sowie das Backlog befinden sich in einem Miro Board. Für die begleitende Videokonferenz setzen wir Microsoft Teams ein. Um die Arbeit in Kleingruppen zu ermöglichen, arbeiten wir mit vorbereiteten Breakout-Räumen, die die Spieler:innen während des Spiels dynamisch nutzen können.
Um diesen Mix verschiedener Technologien im Rahmen des Onboardings nicht zu einem Stolperstein für die Neulinge werden zu lassen, führen wir einen Tag vor dem Workshop einen kurzen "Tech Check" durch, der auch dazu dient, sich ein wenig mit Minetest vertraut zu machen.
Szenario
Das Szenario entspricht praktisch vollkommen dem der Scrum LEGO™ City. Wir verwenden überwiegend die gleichen User Stories, wobei die Freiheiten in der digitalen Umgebung viele kreative Erweiterungen der ursprünglichen Stadt erlauben. Elemente wie fließendes Wasser oder wachsende Bäume sind ein Garant für freudige "Wow-Momente" bei den Teilnehmer:innen.
Lediglich die Definition of Done ist etwas abgewandelt, um die Skalierung entsprechend anzupassen. So entspricht gemäß der DoD ein Block in Minetest einem Kubikmeter in der Realität.
Simulation copied!
Bei dieser Simulation können alle Rollen, also auch die des Scrum Masters und des Product Owners (PO), an Teilnehmende vergeben werden. Wir haben uns dazu entschlossen, die Scrum Master- und die Product Owner-Rolle selbst zu übernehmen, damit alle Mitspieler:innen auch wirklich bauen können. Außerdem lassen sich so auch spezielle Situationen simulieren, wie z.B. ein PO, der im Verlauf des Sprints weitere Stories in den Sprint einbringen möchte und die dazu passende Intervention des Scrum Masters.
Um die Herausforderungen der Teamarbeit erlebbar zu machen und gleichzeitig in dem engen Zeitrahmen sichtbare Erfolgserlebnisse zu ermöglichen, führen wir die Simulation mit einer typischen Scrum-Teamgröße durch, also mit 5 bis 8 Teilnehmer:innen.
Eine Iteration mit Planung, Sprint, Review und Retrospektive dauert rund 30 Minuten. Eingerahmt werden die drei Iterationen von einem initialen "Refinement" und einer "Meta-Retrospektive", in der wir Feedback für das ganze Format einholen.
Ergebnisse
Die Ergebnisse sind immer wieder beeindruckend und sehr viel variantenreicher, als die der Scrum LEGO™ City. Die Vielseitigkeit von Minetest bietet hier einfach mehr Möglichkeiten. Eine Knappheit von Bausteinen, regelmäßig ein limitierender Faktor bei der LEGO™ Variante, gibt es bei Minetest natürlich nicht.
Teambuilding
Im Anschluss an die Simulation und die abschließende Retrospektive besteht die Möglichkeit, den Arbeitstag gemeinsam ausklingen zu lassen und nach Lust und Laune weiter zu bauen. Dabei sind schon großartige Dinge entstanden, wie z.B. ein Nachbau des Weißen Hauses. Manchmal bricht sich auch eine gewisse destruktive Energie Bahn, wenn in großem Umfang Sprengstoff-Blöcke platziert und die entstandene Stadt dann final gesprengt wird - natürlich erst, nachdem wir ein Backup der Ergebnisse für die Nachwelt angefertigt haben. Auch ein Gruppenbild der Charaktere in der Minetest-Welt darf natürlich nicht fehlen.
Feedback und Ausblick
Bei den Agile Coaches von slashwhy ist das Scrum Onboarding zum "Lieblings-Workshop" geworden. Die nicht zweckgebundene Arbeit in dieser Spielwelt schafft eine produktive, offene Atmosphäre. Die Teilnehmenden haben Spaß und die Ergebnisse - obwohl unter einem gewissen Zeitdruck in nur drei Sprints entstanden - können sich sehen lassen. Das Feedback ist durchweg sehr positiv. Darüber hinaus nehmen wir aus jeder Runde noch wertvolle Verbesserungsvorschläge mit.
Leider können wir nicht jeden Monat ein Scrum Onboarding anbieten, weil nicht immer genug neue Kolleg:innen starten, um den Workshop sinnvoll durchführen zu können. Dadurch erhalten einige Starter:innen ihre Scrum-Einführung erst, nachdem sie bereits einige Wochen in ihrem Scrum Team gearbeitet haben.
Inzwischen bieten wir das Format auch für erfahrene Teams intern und extern als Teambuilding Event an.
Der Erfolg hat uns ermutigt, das Konzept im Rahmen eines Whitepapers aufzubereiten. Hier gibt es neben einer detaillierten Durchführungsbeschreibung wertvolle Hinweise zur Installation und Konfiguration des Minetest-Servers. Dazu wird der Aufbau des Miro Boards beschrieben. Auch die DoD und die User Stories werden vorgestellt - vielleicht ein Blueprint für euer nächstes Onboarding-Format?
von Michael Hannekum, Sven Keller, Henning Möller in Agilität