Welche Merkmale eines Produktes sind tatsächlich erfolgskritisch? Was brauchen Nutzer:innen wirklich? Und welcher Weg führt bei der Entwicklung erfolgreich zum Ziel? Es gibt vor der Realisierung einer Produktvision viele Fragen. Wir sind der Überzeugung: Ob die Antworten präzise ausfallen oder eher vage und unentschlossen, entscheidet maßgeblich über den späteren Erfolg eines Produktes. Wie mit den richtigen Workshops eine gemeinsame Produktvision entsteht und Wirklichkeit wird, erklären wir in diesem Blogpost.

Es stimmt: Ein Workshop kostet Zeit. Er muss vorbereitet, durchgeführt und ausgewertet werden. Mehrere Teilnehmer:innen kommen zusammen – mit dem Ziel, etwas Neues zu entwickeln. Und da diese in der Regel für die investierte Zeit bezahlt werden, kostet ein Workshop auch Geld. Das ist so einleuchtend wie hinderlich. Warum hinderlich? Weil der Kostenaspekt in der Praxis nicht selten dazu führt, dass Unternehmen bei der Entwicklung digitaler Produkte oft zu schnell in die Umsetzung ihrer (rückblickend ungeschärften) Vision starten. Dabei überspringen sie wesentliche Schritte, die zu einer geschärften Produktvision und einem besser definierten Weg ans Ziel geführt hätten.

Die Folgen: In der Phase der Umsetzung geht bereits genau das verloren, was man durch den überhasteten Kaltstart eigentlich sparen wollte – Zeit und Geld. Von den Kosten des ausbleibenden Erfolgs nach dem Launch eines unreifen oder in die falsche Richtung entwickelten Produktes möchten wir an dieser Stelle gar nicht reden. Wie machen wir es gemeinsam besser?

Was bedeutet das nun übertragen auf unsere Businesswelt? Erst wenn alle Beteiligten eines Projektes eine eindeutige gemeinsame Produktvision haben, sind die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung und Realisierung erfüllt. Genau deshalb sind Workshops, wie wir sie anbieten, unabdingbar. Workshops dienen dazu, alle Projektbeteiligten und Wissensträger:innen mit ihren unterschiedlichen fachlichen Backgrounds an einen Tisch zu holen, um einen gemeinsamen Fahrplan zu erstellen, der Zeit, Weg und Ziel festlegt. Workshops bieten damit in jeder Hinsicht und für alle Beteiligten einen Mehrwert. Welche Vorteile gibt es konkret?

• Die Produktvision wird auf den Prüfstand gestellt hinsichtlich Marktreife, Innovationsgrad, Ausrichtung auf den Markt und Investitionssicherheit.

• Aus den zuvor unterschiedlichen Erwartungshaltungen der verschiedenen Parteien (Stakeholder, Fachabteilungen, Dienstleister etc.) wird eine gemeinsame Erwartungshaltung, die wiederum eine einheitliche, stringente Kommunikation ermöglicht.

• Die valide und transparente Kostenschätzung gibt Planungssicherheit.

• Durch Einbeziehung von Nutzer:innen in den Workshops wird ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse der Zielgruppe geschaffen.

• Durch offene Kommunikation aller Beteiligten wird die Akzeptanz/das Commitment innerhalb der Organisation und Fachbereiche sowie seitens der Entscheider:innen erhöht.

Die oben genannten Vorteile werden durch verschiedene, aufeinander aufbauende Workshops geschaffen. Welches Format sich eignet, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Soll ein Überblick über das „große Ganze“ entwickelt werden oder bewegt sich die Aufgabenstellung eher im kleineren Kontext? Sind die Zielgruppen und Anwendungsfelder bereits bekannt oder noch nicht? Je nach Ausgangssituation haben unsere Kunden gute Erfahrungen mit folgenden Workshop-Formaten gemacht:

Step 1: EventStorming – Big Picture Um ein umfassendes und gemeinsames Verständnis für die zu transformierenden Prozesse zu schaffen, wird die gesamte Domänenexpertise des jeweiligen Unternehmens zusammengetragen – mit dem Ziel, ein einheitliches Verständnis für auftretende Probleme, Fragen, Chancen und Risiken innerhalb der zu transformierenden Prozesse zu generieren.

Step 2: UX Analyse- und Ideationworkshop Wer sind die Nutzer:innen? Was haben sie für Prozesse, Aufgaben und Bedürfnisse? Im UX Analyseworkshop wird der ganzheitliche Raum rund um das Projekt betrachtet. Durch gezielte Design Thinking Methodiken werden individuelle Themenbereiche und Fragestellungen analysiert, geschärft und priorisiert. Sind die Bedürfnisse und Herausforderungen definiert, geht es um die Frage, mit welchen innovativen Ideen man Nutzer:innen begeistern kann. Dies wird im anschließenden Ideationworkshop ermittelt, indem durch Visualisierungsmethodiken, exemplarisches Prototyping oder Storytelling die ersten Ideen weiter zu greifbaren, beschreibenden Lösungsansätzen reifen.

Step 3: User Story Mapping Wenn bereits eine Idee oder Vision besteht, aber das gemeinsame Verständnis für die Problemstellung und die Verständigung auf einen Lösungsweg fehlt, hilft der interaktive Workshop User Story Mapping. Hier werden Projekte konkretisiert und validiert, indem die Nutzer:innen mitsamt ihrer Interaktion mit dem digitalen Produkt in den Mittelpunkt der Planung gestellt werden. Klare Prioritäten, die Spezifikation von Teilzielen und ein Perspektivwechsel hin zu den Endnutzer:innen helfen dabei, dass sich Produktverantwortliche und Entwicklerteams auf ein klares Ziel verständigen.

Gemeinsam den Erfolgsweg ebnen

Welcher Workshop zu welcher Zeit, mit welchen Teilnehmer:innen und unter welchen Bedingungen bzw. Voraussetzungen Sinn macht – ja, auch darüber lässt sich zuweilen gerne diskutieren, zumindest unter den Projektbeteiligten. Eine objektive, erfahrene Perspektive ist hier daher sehr hilfreich. Als Initiator, Organisator und Moderator der Workshops übernehmen wir von slashwhy das natürlich ebenso gerne wie all das, was am Ende zum Erfolg beiträgt:

• Wir bringen die unterschiedlichen Stakeholder zusammen.

• Wir schaffen einen neutralen Raum für inhaltliche Diskussionen ohne Hierarchiestufen.

• Wir „übersetzen“ in interdisziplinären und multifunktionalen Runden.

• Wir bauen Brücken.

• Wir setzen euch die Nutzerbrille auf.

• Wir challengen und hinterfragen eure Produktvision, mit dem Ziel, diese zu schärfen.

• Wir bringen uns als Digitalexperten ein, indem wir unsere fachliche Expertise und Projekterfahrungen von digitalen Produkten einbringen.

• Wir schaffen Raum für Kreativität und disruptive Ideen.

• Wir prüfen eure Produktvision auf Machbarkeit.

• Wir sind zu jeder Zeit euer zuverlässiger und kompetenter Partner für euer Digitalisierungsprodukt.

Workshop – ja oder nein? Unser Fazit: Ein klares JA!

Ohne vorgelagerten Workshop arbeiten Teams nicht selten aneinander vorbei, die Anforderungen der Stakeholder werden nicht erfüllt, das Projekt gerät ins Stocken, es muss nachjustiert werden, alles dauert viel länger als geplant, noch dazu wird alles teurer als zuvor kalkuliert und die Nutzer:innen? Ja, die sind am Ende auch nicht glücklich mit dem entstandenen Produkt. Ergebnis: Das Produkt tendiert dazu, ein Flop zu werden.

Was mithilfe von Workshops dagegen entstehen kann? Großartiges! Das sagen nicht nur wir, sondern auch unsere bestehenden Kunden.

Denn Workshops tragen dazu bei, dass es am Ende ein gemeinsames Verständnis zum Produkt und eine gemeinsame Produktvision gibt. Wir sind hierbei der festen Überzeugung, dass es sich lohnt, Probleme auch mal bewusst in einer tiefgründigen Diskussion mit verschiedenen Sichtweisen zu beleuchten, um zu den richtigen Lösungsansätzen zu gelangen. Außerdem ist uns für einen Produkterfolg sehr wichtig: Der Blick durch die Nutzer:innenbrille ist während des gesamten Entwicklungsprozesses zwingend erforderlich.